När man väljer fakturamall

Faktura är ett av de vanligaste betalningsalternativen, ett alternativ som är både enkelt och smidigt för såväl kunden som för dig som egenföretagare. Oavsett om du är ny som företagare eller har drivit företag ett tag, bör du känna till vilka uppgifter en faktura ska innehålla. Det är därför viktigt att välja en fakturamall där alla uppgifter finns med.

Fakturauppgifter

Fakturanummer

Datum för utställande

Leverantörens referens – adress, telefonnummer, momsregistreringsnummer

Kundens referens – adress, telefonnummer, organisationsnummer (momsregistreringsnummer)

Leverantörens plus- och/eller bankgironummer

Fakturaspecifikation (vilka produkter/tjänster som säljs samt omfattning), leveransdatum, tillämpad momssats samt totalsumma och momsbelopp.

Betalningsvillkor

Villkor för ev. dröjsmålsränta

Uppgift om F-skattsedel

Villkor för del- och/eller kreditfaktura

Förfallodatum

Villkor för påminnelseavgift

Hänvisning till beställning/offert

Leverans/returvillkor.

En faktura bör skickas så snart som möjligt efter det att varan/tjänsten levererats. Kontrollera ditt företagskonto regelbundet och markera dina skickade fakturor som betalda, icke betalda, makulerade och så vidare. Gör en särskild markering för påminnelsefakturor och kreditfakturor.

Observera att det inte går att ge en annan näringsidkare längre än 30 dagars kredit, om ni inte har avtalat detta. Dock går det bra att ge konsumenter längre kredittid, utan avtal. Antalet dagar räknas från och med fakturadatum fram till och med förfallodatumet.

När det gäller påminnelser går det bra att skicka ut dem ett par dagar efter första fakturans förfallodatum. En påminnelsefaktura ska innehålla uppgifter om fakturans förfallodatum, samt att detta datum överskridits varför en påminnelse skickas ut. Kom dock ihåg att den första fakturan kan ha blivit betald utan att den har hunnit registreras. Det är därför bra att ha med en notis om att kunden kan bortse från påminnelsen om fakturan redan blivit betald.

Om avtal finns om eventuell påminnelseavgift kan du ta 60 kronor i ersättningsavgift när du skickar en betalningspåminnelse. Skulle betalning utebli även efter påminnelsen kan ärendet skickas till inkasso. I det fallet har du rätt att ta ut 180 kronor i ersättningsavgift.

Viktigt att tänka på när du skickar fakturor

Det finns en hel del praktiskt att tänka på när du ska skicka fakturor till dina kunder, inte minst när du ska skapa en fakturamall för första gången.

En faktura är ett dokument som skapas och skickas i pappers- alternativt elektronisk form. Fakturan talar om för mottagaren att denne ska betala för en tjänst eller en vara. Det går att skapa en faktura på flera olika sätt och i olika format, bland annat i pappersform, som e-faktura och/eller e-post-faktura.

Att fakturera med ett webbaserat program ger dig möjlighet att skapa egna fakturamallar, samt att skicka fakturor var du än befinner dig. Många program erbjuder även bokföringstjänster som gör det möjligt att redovisa fakturaunderlaget direkt. Oftast finns det även färdiga fakturamallar, vilket är bra för dig som inte vill eller kan göra egna.

Vissa program erbjuder också olika nivåer av mallar; enklare mallar är gratis att använda, medan det kan kosta extra att lägga in företagslogotypen, bilder med mera. Nästan alla webbaserade program har en funktion som gör det enkelt och smidigt att spara fakturan som en PDF-fil, som du sedan kan mejla direkt till kunden samt spara som kopia till dig själv.

Något som är mycket viktigt att komma ihåg är att ditt företags momsregistreringsnummer ska finnas med på alla utgående fakturor. Ett annat ord för momsregistreringsnummer, som du förmodligen kommer att stöta på, är VAT- nummer: Value Added Tax. I Sverige består VAT-numret av bokstäverna SE (för Sverige) följt av organisationsnumret (utan mellanslag).

För egenföretagare som säljer varor och/eller tjänster kontant är det en skyldighet att erbjuda kunden ett kassakvitto, vilket är en form av kontantfaktura. Kunden kan tacka nej till att få ett kvitto, men som företagare är du likväl skyldig att ha dem som verifikation i din bokföring. Det är därför lika bra att skriva kvitton i alla lägen, och sedan spara dem ihop med övrigt verifikationsunderlag.