När man väljer fakturamall

Faktura är ett av de vanligaste betalningsalternativen, ett alternativ som är både enkelt och smidigt för såväl kunden som för dig som egenföretagare. Oavsett om du är ny som företagare eller har drivit företag ett tag, bör du känna till vilka uppgifter en faktura ska innehålla. Det är därför viktigt att välja en fakturamall där alla uppgifter finns med.

Fakturauppgifter

  • Fakturanummer
  • Datum för utställande
  • Leverantörens referens – adress, telefonnummer, momsregistreringsnummer
  • Kundens referens – adress, telefonnummer, organisationsnummer (momsregistreringsnummer)
  • Leverantörens plus- och/eller bankgironummer
  • Fakturaspecifikation (vilka produkter/tjänster som säljs samt omfattning), leveransdatum, tillämpad momssats samt totalsumma och momsbelopp.
  • Betalningsvillkor
  • Villkor för ev. dröjsmålsränta
  • Uppgift om F-skattsedel
  • Villkor för del- och/eller kreditfaktura
  • Förfallodatum
  • Villkor för påminnelseavgift
  • Hänvisning till beställning/offert
  • Leverans/returvillkor.

En faktura bör skickas så snart som möjligt efter det att varan/tjänsten levererats. Kontrollera ditt företagskonto regelbundet och markera dina skickade fakturor som betalda, icke betalda, makulerade och så vidare. Gör en särskild markering för påminnelsefakturor och kreditfakturor.

Observera att det inte går att ge en annan näringsidkare längre än 30 dagars kredit, om ni inte har avtalat detta. Dock går det bra att ge konsumenter längre kredittid, utan avtal. Antalet dagar räknas från och med fakturadatum fram till och med förfallodatumet.

Påminnelse

När det gäller påminnelser går det bra att skicka ut dem ett par dagar efter första fakturans förfallodatum. En påminnelsefaktura ska innehålla uppgifter om fakturans förfallodatum, samt att detta datum överskridits varför en påminnelse skickas ut. Kom dock ihåg att den första fakturan kan ha blivit betald utan att den har hunnit registreras. Det är därför bra att ha med en notis om att kunden kan bortse från påminnelsen om fakturan redan blivit betald.

Om avtal finns om eventuell påminnelseavgift kan du ta 60 kronor i ersättningsavgift när du skickar en betalningspåminnelse. Skulle betalning utebli även efter påminnelsen kan ärendet skickas till inkasso. I det fallet har du rätt att ta ut 180 kronor i ersättningsavgift.

Hur fakturerar man?

Det finns en hel del praktiskt att tänka på när du ska skicka fakturor till dina kunder, inte minst när du ska skapa en fakturamall för första gången.

En faktura är ett dokument som skapas och skickas i pappers- alternativt elektronisk form. Fakturan talar om för mottagaren att denne ska betala för en tjänst eller en vara. Det går att skapa en faktura på flera olika sätt och i olika format, bland annat i pappersform, som e-faktura och/eller e-post-faktura.

Webbaserade fakturor

Att fakturera med ett webbaserat program ger dig möjlighet att skapa egna fakturamallar, samt att skicka fakturor var du än befinner dig. Många program erbjuder även bokföringstjänster som gör det möjligt att redovisa fakturaunderlaget direkt. Oftast finns det även färdiga fakturamallar, vilket är bra för dig som inte vill eller kan göra egna.

Vissa program erbjuder också olika nivåer av mallar; enklare mallar är gratis att använda, medan det kan kosta extra att lägga in företagslogotypen, bilder med mera. Nästan alla webbaserade program har en funktion som gör det enkelt och smidigt att spara fakturan som en PDF-fil. Du kan sedan mejla den direkt till kunden samt spara som kopia till dig själv.

Momsregistreringsnummer

Något som är mycket viktigt att komma ihåg är att ditt företags momsregistreringsnummer ska finnas med på alla utgående fakturor. Ett annat ord för momsregistreringsnummer, som du förmodligen kommer att stöta på, är VAT- nummer: Value Added Tax. I Sverige består VAT-numret av bokstäverna SE (för Sverige) följt av organisationsnumret (utan mellanslag).

För egenföretagare som säljer varor och/eller tjänster kontant är det en skyldighet att erbjuda kunden ett kassakvitto, vilket är en form av kontantfaktura. Kunden kan tacka nej till att få ett kvitto, men som företagare är du likväl skyldig att ha dem som verifikation i din bokföring. Det är därför lika bra att skriva kvitton i alla lägen, och sedan spara dem ihop med övrigt verifikationsunderlag.

Fakturamall i PDF-format

Att skicka fakturor elektroniskt kan förenkla faktureringsprocessen både för dig som företagare och för din kund. Men då gäller det också att mottagaren har samma dokumentformat som du har använt. Annars kan kanske inte dokumentet öppnas av mottagaren alternativt att det inte visas korrekt. Detta kan innebära att uppgifter flyttat på sig så dokumentet blir förvirrande eller till och med oläsbart. Genom att skicka fakturan i PDF kan du försäkra dig om att mottagaren kan öppna dokument på sin dator. Du kan också vara säker på att dokumentet behåller sin formatering.

🤔 Vad är PDF?

PDF, som står för Portable Document Format, är ett öppet dokumentformat utvecklat av Adobe Systems. Det vanligaste programmet för att läsa dokument i PDF är gratisprogrammet Adobe Reader. I Adobe Reader finns dock inte möjlighet att skapa eller redigera filer. För att kunna skapa ett helt nytt dokument i PDF är det vanligaste alternativet att köpa programmet Adobe Acrobat. Där kan du också redigera ett redan existerande pdf-dokument. Du kanske inte planerar att arbeta i PDF. Säg att du redan har en fakturamall skapad i Word eller Excel som du är nöjd med. Då är det möjligt att det är tillräckligt för dig att ha ett program som kan läsa befintliga dokument i PDF. Frågan är då bara, hur får du din faktura till PDF?

➡️ Exportera till PDF

Många program har nu för tiden inbyggda exportfunktioner. De låter dig omvandla det dokument du arbetar med till PDF direkt i programmet. Detta gäller för bland annat program i Microsoft Windows, MacOS och OpenOffice. Om denna möjlighet inte finns i programmet du använder kan skaffa tidigare nämnda Adobe Acrobat. I Adobe, eller liknande program som finns att tillgå, kan man omvandla en fil till PDF.

Om du nu skapar dina fakturor i till exempel OpenOffice, är det så lätt som att välja funktionen ’Exportera till PDF direkt’. Du hittar det alternativet i verktygsfältet, när du sparat har du ditt dokument i PDF. I Microsoft Word är det nästan lika lätt: genom hem-menyn väljer du ’Exportera’, klickar sedan på ’Skapa PDF’ och sparar filen. På en Mac går du också via verktygsfältet, under Arkiv hittar du ’Exportera till’ och väljer PDF. Får du valet om kvalitet bör du välja bästa kvalitet för att vara säker på att dokumentet blir så tydligt som möjligt.

Fakturamall i MS Excel

De som har använt MS Excel tidigare vet att programmet har vissa fördelar om man jämför med mer simpla program. Ska du skapa fakturor med flera poster, är MS Excel lätt att använda för uträkningen såväl som uppställningen av fakturan. Du kan dessutom skriva flertalet fakturor i samma fil, då MS Excel tillhandahåller en uppsättning med blad. Du kopierar enkelt över din faktura från första bladet till det andra och slipper således extra arbete.

För att använda MS Excel krävs en del datorvana, då det är ett mer komplext program än exempelvis MS Word. Med fler finesser som underlättar jobbet för den som kan programmet, kan det dock vara värt att lära sig hantera det. MS Excel kan vara knepigt att använda till en början, men det är ett bra program i synnerhet för uträkningar och dylikt.

⭐️ Bra att veta

Bra att veta är framförallt att det vid användning av MS Excel kan vara svårt att se hur det slutliga resultatet kommer att bli. Ett tips är att göra en förhandsgranskning och utgå från denna när du arbetar i programmet, för att få en överblick över hur ditt arbete placeras på ett A4.

Förhandsgranskning får du fram genom att gå in på ”visa” (uppe i mitten) och sedan trycka på ”sidlayout” (uppe till vänster). Då kommer dokumentet visas i A4-format så du kan se var på pappret du befinner dig medan du strukturerar upp din faktura. Det går även att se en förhandsgranskning om du går in på ”arkiv” (uppe till vänster) och sedan trycker på ”skriv ut”.

Det kan också vara bra att veta att du i MS Excel kan markera en ruta för att sedan skriva i fältet över bladet. Detta görs för att lättare kunna skriva uträkningar och dylikt, men kan även vara bra att tänka på om du enbart skriver text i en ruta. Om du trycker på en ruta som du redan har skrivit i, måste du trycka in dig i rutan över bladet för att fortsätta skriva – om inte raderas det du redan har i rutan.

Fakturamall i MS Word

Microsoft Word är ett relativt lättanvänt program, där grunderna tar dig långt. Du behöver inga större kunskaper om programmet för att komma igång. Det finns också flera finesser som kan vara intressanta och användbara att lära sig.

För att skapa en faktura i Word är det viktigt att du tänker på hur slutresultatet ska se ut. Det kan vara bra att zooma ut så att du kan se helheten av hur utseendet blir på ett papper. Zooma gör du genom att trycka på plus eller minus symbolerna nere till höger, där står också procentuellt hur mycket du har inzoomat. Ett annat alternativ för att få överblick över slutresultatet är att använda dig av förhandsgranskning. Detta gör du genom att trycka på ”arkiv” (uppe till vänster) – ”sedan skriv ut”, då öppnas en förhandsgranskning. För att komma tillbaka till dokumentet trycker du på ”start” (uppe till vänster).

⭐️ Bra att veta

Det kan även vara bra att tänka på att använda ett tydligt typsnitt, både för att underlätta läsning och för att det ska se mer professionellt ut. Slutligen kan det vara bra att veta hur man gör tjockare tecken, kursiv text och understrykningar. Detta gör du genom att trycka på ”F” (fet text), ”K” (kursiv text) och ”U” (understruken text) uppe till vänster under typsnitt. Det fungerar även att använda kortkommando ctrl + F, ctrl + K och ctrl + U.

Vet du att du kommer att skriva ut flera fakturor framöver kan det vara bra att spara din faktura, för att i framtiden enbart kunna ändra uppgifterna på fakturan utan att behöva göra om hela mallen. MS Word kan användas av de flesta och kräver inte större kunskaper, fördelen med MS Word är framförallt hur lättanvänt det är. Men även att det är ett program som du kan utvecklas i, det finns många finesser och man kan således göra snygga dokument utan större ansträngningar. Prova dig fram.

Fakturamall i Pages

Pages är Apples svar på Word och är på många sätt ett flexibelt verktyg för att skapa olika dokument. En stor anledning till att programmet fortsätter att vara populärt är alla användbara mallar. Genom att använda en mall har du perfekt grund att bygga vidare på, till exempel om du behöver en faktura, en rapport eller en broschyr. I denna guide fokuserar vi på just fakturor. Inte sällan beger sig Mac-användare till Numbers för att knåpa ihop en faktura, men visste du att Pages också klarar av jobbet?

I korthet är en mall en slags färdig layout som innehåller alla de element som behövs för att dokumentet ska få en viss stil. Det handlar om placeringen av text och bilder, val av typsnitt och så vidare. Sedan kan man bara anpassa mallen genom att lägga till egen text, egna bilder eller ta bort element som inte behövs. Resultatet är att man kommer igång snabbare och sparar enorma mängder tid.

⭐️ Bra att veta

  • Öppna Pages.
  • Gå till Arkiv – Nytt.
  • Nu ser du en mallväljare. Scrolla i mallväljaren tills du hittar en lämplig fakturamall. Har du en engelsk version så leta efter ”Invoice”.

Om det saknas en fakturamall för Pages eller om du inte gillar något av de befintliga alternativen, kan du leta på nätet efter gratis fakturamallar att ladda hem. Vill du inte använda en mall går det givetvis att skapa ett blankt dokument och sedan designa sin egna faktura från grunden.

Eftersom Pages är en ordbehandlare och inte ett kalkylprogram, så brukar det kännas mer naturligt att arbeta i än Numbers/Excel. Det är utformat för text och bilder snarare än avancerade kalkyler. Pages passar som handen i handsken för småföretagare som vill ha en snyggt utformad faktura på rekordtid. Däremot är det inte lika effektivt när man faktiskt behöver funktionerna i ett kalkylprogram, till exempel att summera resultatet i ett tiotal celler och automatiskt få fram en summa.

Fakturamall i Numbers

Numbers är ett kalkylprogram för Mac som ingår i kontorspaketet iWork. I likhet med Excel är Numbers konstruerat för att utföra beräkningar. Detta bidrar till att det är ett lämpligt program för att skapa fakturor. Det som skiljer Numbers från Excel är att objekt, såsom tabeller och textrutor, kan enkelt flyttas runt och med hjälp av stödlinjer justeras i förhållande till varandra. Det ger möjlighet att snabbt och enkelt skapa attraktiva layouter. Om du vill skapa snygga fakturor är Numbers därför ett mycket smidigt alternativ. Programmet är främst användbart för enskilda firmor och mindre företag som fakturerar sällan. Man har då inte lika stort behov av ett faktureringsprogram som företag med stor omsättning och många kunder.

⭐️ Bra att veta

Numbers kommer med en inbyggd fakturamall som du kan utgå ifrån när du skapar dina fakturor. Det finns också ett flertal kostnadsfria fakturamallar att ladda ner från olika sidor. Den inbyggda fakturamallen finns i mallväljaren under kategorin ”Företag”. Oavsett vilken fakturamall du använder kommer du att behöva redigera mallen för att anpassa den till ditt företag. Gör så här:

  • Öppna fakturamallen. Den inbyggda mallen når du via Arkiv – Nytt – Företag – Faktura.
  • Skriv in uppgifter om företaget och lägg till företagets logga.
  • Skriv in all annan information som du vill ska finnas på varje faktura (exempelvis betalningsinformation och meddelande till kunden).
  • Du kan behöva ändra kolumnnamn i tabellen med fakturaposter, till exempel ändra ”à-pris” till ”timpris”, beroende på vad ditt företag gör.
  • Lägg till mallen i mallväljaren: Arkiv – Spara som mall – Lägg till i mallväljaren.

Fakturamallen innehåller nu all den information som ska finnas på varje faktura. Du hittar mallen i mallväljaren under kategorin ”Mina mallar”. När du sedan ska skapa en faktura kommer du bara att behöva lägga till information om fakturan och kunduppgifter samt fylla i vilka varor eller tjänster fakturan avser. Tabellen innehåller formler som automatiskt gör alla beräkningar och uppdaterar totalbeloppet. När fakturan är klar behöver du bara skriva ut den eller spara den som PDF.