Ilmaiset laskutusohjelmat

Erilaiset tavat toimia yrittäjänä yleistyvät Suomessa kasvavalla tahdilla, ja sitä mukaa lisääntyy myös tarve ilmaisille laskutusohjelmille ja muille palveluille. Monet suomalaiset tekevät töitä esimerkiksi kevytyrittäjinä, jolloin ei vaadita lainkaan oman yrityksen tai toiminimen perustamista. Niinpä myös erilaisille yksinkertaisille tavoille laskuttaa on kasvava kysyntä. Laskutukseen keskittyneitä ohjelmia ja palveluja on tarjolla myös ilmaiseksi tai pientä palkkiota vastaan, jolloin ohjelmaa ei tarvitse ostaa ja asentaa, vaan laskutuksen hoitaa ulkopuolinen taho.

Tässä artikkelissa keskitymme erityisesti ilmaisten laskutusohjelmien ja palvelujen käyttöön sekä siihen, minkälaisille yrityksille juuri nämä ohjelmat sopivat parhaiten. Laskutus on mahdollista järjestää hyvin helposti myös ilmaiseksi silloin, kun ei tarvitse erityisiä muita toimintoja, joita laajemmat ohjelmistot tarjoavat. Ilmaisissa laskutusohjelmissa on kuitenkin usein rajoitteita, joten usein ne eivät sovellu esimerkiksi suurten tai keskisuurten yritysten laskutukseen. Isot yritykset haluavat usein kokonaisvaltaisen ohjelmiston, jonka kautta voi samalla hoitaa niin reskontran, tilaukset, palkat, tuotannonohjauksen sekä monia muita toimintoja.

Laskutusohjelmien käyttö ja valitseminen

Ilmaisia laskutusohjelmia ja -palveluja on tarjolla useita erilaisia. Osan näistä ohjelmista voi ladata omalle koneelle, kun taas osa on suoraan selaimessa käytettäviä. Lisäksi tarjolla on kasvava määrä laskutuspalveluja tarjoavia sivustoja, joille kirjauduttuaan pääsee syöttämään laskun tiedot järjestelmään, ja palvelun tarjoaja hoitaa itse laskutuksen.

Itselle sopivan ohjelman tai palvelun valinta riippuu hyvin pitkälti siitä, kuinka paljon laskuttaa, eli kuinka usein tarvitsee joko ohjelmaa tai palvelua. Pienyrittäjälle tai ammatinharjoittajalle, joka tarvitsee säännöllistä laskutuspalvelua, saattaa sopia paremmin ohjelmisto, joka ladataan koneelle, tai jota käytetään selaimessa. Freelancer tai kevytyrittäjä taas saattaa hyötyä enemmän jonkin ulkopuolisen tahon tarjoamasta palvelusta, jos laskuja tarvitsee muodostaa vaikkapa vain muutaman kerran kuukaudessa. Laskutuspalvelu huolehtii myös kaikista muista maksuista kuten veroista, jolloin esimerkiksi freelancerina keikkaa tekevän henkilön ei tarvitse huolehtia itse näistä maksuista tai muusta kirjanpidosta. Ohjelmistolla laskuja muodostettaessa huolehditaan veroista, muista maksuista sekä kirjanpidosta itse.

Kumpikin tapa on hyvin yksinkertainen ja helppokäyttöinen, kysymys onkin siis lähinnä siitä, miten yrityksen muut asiat on hoidettu, ja kuinka paljon laskutettavaa muodostuu. Yksityishenkilönä taas ainoa vaihtoehto on palvelun valitseminen, sillä tiettyjä veroja ja muita maksuja ei voi hoitaa yksityishenkilönä. Tällainen maksu on esimerkiksi arvonlisävero. Laskutuspalvelua käytettäessä tällaisista asioista ei tarvitse huolehtia, sillä yksityihenkilö maksaa veroa samalla tavalla kuin jos työskentelisi jonkin yrityksen palveluksessa.

Laskutusohjelmiston ja -palvelun erot

Yksinkertaiset ja ilmaiset laskutusohjelmat tarjoavat käyttäjilleen mahdollisuuden muodostaa laskuja omia yksilöityjä tietoja käyttäen. Laskupohjat ovat tavallisesti yksinkertaisia, eikä niihin saa lisättyä suurta määrää ylimääräistä tietoa, kuten vaikkapa yrityksen logoa tai muuta. Joissakin ohjelmissa sekin kuitenkin onnistuu. Laskutusohjelmistoja käytetään joko koneelle ladattavalla ohjelmalla tai suoraan selaimessa netin välityksellä.

Laskutuspalvelut taas tarjoavat kaiken laskutukseen liittyvän palveluna asiakkaalle, jolloin palvelua käyttääkseen ei tarvitse muuta kuin luoda itselle profiili, ja täyttää tämän jälkeen laskukohtaiset tiedot, jolloin palvelun tarjoaja hoitaa kaiken alusta loppuun. Palvelun tarjoaja siis muodostaa laskun ja lähettää sen. Hän hoitaa myös mahdollisen perinnän, maksaa verot ja muut maksut sekä lopulta tämän jälkeen jääneen summan asiakkaan tilille. Yleensä palvelut veloittavat jonkin pienen summan laskua kohden, joten täysin ilmainen palvelu ei ole kyseessä.

Ero ohjelmiston ja palvelun välillä on siis melko suuri, ja siksi ne soveltuvatkin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Laskutusohjelmisto sopii pienelle yritykselle tai esimerkiksi toiminimellä työskentelevälle yrittäjälle, jolla on jatkuvaa laskutusta, sekä erillinen kirjanpito joko jonkin muun palvelun kautta, tai valmiudet hoitaa kirjanpito itse. Laskutuspalvelu taas sopii kevytyrittäjälle tai freelancerina työskentelevälle henkilölle, joka laskuttaa harvemmin, eikä halua hoitaa erikseen kirjanpitoa tai huolehtia muista maksuista kuten esimerkiksi tulo- tai arvonlisäveroista.

Isojen tai keskisuurten yritysten käyttöön ilmaiset ohjelmistot tai laskutuspalvelut eivät sovellu, vaan silloin on parempi hankkia kattavampi tuotannonohjausjärjestelmä, jonka kautta voi hoitaa laskutuksen, kirjanpidon, palkanmaksut ja muut yrityksen toiminnot samassa paketissa. Ilmaiset ohjelmistot ja palvelut toimivat erittäin hyvin pienelle yritykselle tai yksityishenkilölle myös siksi, että ne ovat yksinkertaisia ja helppoja käyttää. Mikäli yritys kasvaa tai freelancerin työmäärä lisääntyy niin paljon, että yrityksen tai toiminimen perustaminen tulee ajankohtaiseksi, voi olla järkevää harkita kattavampia ohjelmistoja hieman toimialasta riippuen.

Suosittuja ilmaisia laskutusohjelmia Suomessa

Olemme koonneet muutamia esimerkkejä ilmaisista laskutusohjelmista ja -palveluista. Nämä eivät ole erityisessä järjestyksessä tai sponsoroituja, vaan tarkoitus on esimerkkien kautta näyttää, minkälaisia palveluja nämä ohjelmat tarjoavat, jolloin voi tehdä itse omiin tarpeisiin sopivan valinnan.

Zervant

Zervant on ilmaista laskutusta tarjoava ohjelmistopalvelu netissä, ja sen avulla voit luoda laskuja ja lähettää ne joko pdf-muodossa eteenpäin asiakkaalle, tai tulostaa laskun, ja postittaa sen itse. Lisäksi Zervant tarjoaa tuote- ja asiakasrekisterin, myyntiraportit sekä mahdollisuuden tehdä tarjouksia ohjelman kautta. Zervantia käytetään selaimessa, joten erillistä ohjelmistoa ei tarvitse ladata. Ohjelma on siis täysin maksuton, mutta maksamalla kuukausittaisen Premium-tilin saa käyttöönsä useita eri palveluja, kuten laskujen lähetyksen ja perinnän, verkkolaskutuksen ja monia muita ominaisuuksia.

Ilmainenlaskutusohjelma.fi

Ilmainenlaskutusohjelma.fi on todella yksinkertaistettu sivusto, jonka kautta pääsee suoraan luomaan laskun ilman rekisteröitymistä tai ohjelmiston latausta. Sivustolle syötetään vain laskun tiedot, ja se on sieltä tulostettavissa tai tallennettavissa pdf-muodossa. Tämä on varmasti yksinkertaisin mahdollinen laskutusohjelma, mutta se ei tarjoa lainkaan muita palveluja. Kaikki muut asiat tulee siis olla järjestettynä yrityksen puolesta muuta kautta, ja tälläinen ohjelma ei siksi sovi vaikkapa freelancerin käyttöön lainkaan.

Ukko.fi

Ukko.fi on selaimessa toimiva palvelu, joka soveltuu erityisesti kevytyrittäjien ja freelancereiden käyttöön. Tämän palvelun kautta voi laskuttaa tehdystä työstä, ja Ukko.fi hoitaa niin verot kuin muutkin maksut, sekä koko laskun käsittelyn alusta loppuun. Sivustolle syötetään laskun tiedot, ja kun asiakas on sen suorittanut, maksu siirretään suoraan tilille. Sivustolle rekisteröityminen on ilmaista, mutta jokaisen laskun käsittelystä veloitetaan palkkio, joka kattaa palvelun kokonaisuudessaan. Tämä onkin yksi tämän hetken suosituimmista palveluista yksityishenkilöille, jotka eivät halua perustaa omaa toiminimeä tai yritystä, mutta joilla on kuitenkin kokoaikainen tai sivutoiminen työ josta laskuttaa.

Ajas

Ajas tarjoaa ilmaisen koneelle ladattavan laskutusohjelman, jonka kautta voi laskuttaa maksimissaan 50 eri asiakasta. Ohjelman toimintoihin kuuluvat perusasiat, kuten laskun luonti, asiakasrekisteri, reskontra ja muita toimintoja. Laskuja voi luoda rajattomasti, eli mitään enimmäiskappalemäärää ei ole asetettu . Kuten muillakin palveluntarjoajilla, myös Ajasilla on olemassa ohjelmasta maksullinen versio, jonka toiminnot ovat kattavammat. Rajattu asiakasmäärä ohjelmassa rajoittaa myös sen käyttöä ilmaisena versiona niillä yrityksillä, joiden asiakaskunta on suurempi.

Tässä oli siis muutamia esimerkkejä erilaisista saatavilla olevista vaihtoehdoista. Näiden lisäksi tarjolla on todella paljon muitakin ilmaisia ohjelmistoja ja palveluja, joita on helppoa hakea netistä, ja joita kannattaa ajan kanssa vertailla ja harkita, mikä on juuri se kaikkein parhaiten omaan tarpeeseen soveltuva vaihtoehto. Valintaan vaikuttavat niin asiakasmäärät kuin myös oman yrityksen koko tai toimintamuoto. Monet ilmaisetkin laskutusohjelmat tarjoavat laskutuspalvelun lisäksi myös muita palveluja ilman veloitusta. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakas- tai tuoterekisterit sekä muut vastaavat lisäominaisuudet. Valinnassa on siis hyvä ottaa huomioon myös se, onko näille muille toiminnoille tarvetta.

Ilmaisten ohjelmistojen plussat ja miinukset

Olemme siis käsitelleet yleisesti sitä, minkälaisia erilaisia ilmaisia laskutukseen tarkoitettuja ohjelmistoja ja palveluja on saatavilla, sekä sitä, minkälaisille yrityksille ne parhaiten sopivat. Kaikille yrityksille eivät ilmaiset ohjelmat välttämättä sovi, joten alla hieman ilmaisten laskutusohjelmistojen yleisimpiä plussia ja miinuksia, joiden avulla voi päätellä, olisiko se omalle yritykselle sopiva vaihtoehto.

Plussat
+ ilmainen ohjelmisto
+ yksinkertainen käyttää
+ soveltuu myös yksityishenkilöille
+ ei tarvitse maksaa turhista ominaisuuksista
+ sopii pienille yrityksille ja toiminimille

Miinukset
– rajatut toiminnot
– verkkolaskutuksen puute
– sopii vain pienten yritysten / toiminimen käyttöön
– muistutuslaskujen ja perinnän puute

Toivomme, että artikkelimme antoi hyödyllistä tietoa ilmaisista laskutusohjelmista ja niiden toiminnasta, sekä tarjosi hyviä vinkkejä sellaisen laskutusohjelman valintaan, joka sopii parhaiten juuri sinun käyttöösi. Mikäli olet harkinnut ilmaisen laskutusohjelman käyttämistä oman yrityksesi laskuttamisessa, suosittelemme selvittämään niiden eri toiminnot ja mukana tulevat palvelut tarkasti, sekä miettimään, minkälaisia toimintoja oma yrityksesi kaipaa. Netistä on löydettävissä paljon erilaisia vaihtoehtoja, sekä tietoa ilmaisten laskutusohjelmien käytöstä. Asiaan perehtyminen kannattaa, sillä erilaisten ohjelmien ja palvelujen välillä on todella suuria eroja.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *