Die besten Rechnungsprogramme für Unternehmer

Selbstständige, Unternehmer oder Freelancer kennen diese Situation nur allzu gut: Kaum steht das eigene Unternehmen und die ersten Geldeingänge sind verbucht, da geht es auch schon um die Wahl des passenden Rechnungsprogramms. Etwas, worüber sich wohl nur die wenigsten Personen vor dem Start einer unternehmerischen Tätigkeit überhaupt Gedanken machen.

Allerdings sind diese Programme in der Folge nahezu unverzichtbar, wenn es um die Buchhaltung eines Unternehmens und später dann auch um die Abgabe der Steuererklärung geht. Denn diese Aufgaben lassen sich heutzutage dank moderner Computerprogramme deutlich leichter erledigen als früher.

Heute haben Unternehmer oder Selbstständige nicht nur die Möglichkeit, all diese Aufgaben auf Papier zu erledigen, sondern es steht ihnen eine ganze Reihe an Möglichkeiten zur Verfügung. Und diese lassen sich, dank der heutigen Möglichkeiten durch moderne Computer und das Internet, auf den verschiedensten Plattformen und in unterschiedlichster Form finden. Ganz gleich ob für Windows PCs, Mac oder Smartphones mit Apple iOS oder dem Android-Betriebssystem. Einige dieser Rechnungssoftware-Lösungen lassen sich sogar ganz einfach über eine Website aufrufen und nutzen.

Wichtig ist dabei, dass sich mit der jeweiligen Software sämtliche Rechnungen, sowohl Ein- als auch Ausgänge, systematisch nach Datum erfassen lassen und diese Daten dauerhaft gespeichert werden. Denn schlussendlich sollen sich in dem Programm gestellte Rechnungen oder auch offene Mahnungen jederzeit aufrufen lassen, um einen bestmöglichen Überblick über die eigenen Einnahmen zu erhalten.

Doch es lassen sich noch viel mehr Dinge mit den heutigen Rechnungsprogrammen machen, denn auch wenn es sich bei den heute erhältlichen Lösungen nicht um vollwertige Buchhaltungsprogramme handelt, so tragen Rechnungsprogramme doch einen großen Anteil zu einer gelungenen Buchführung bei.

Daher möchten wir Ihnen im nächsten Schritt zeigen, welche Aufgaben sich mit diesen Rechnungsprogrammen noch ausführen lassen, und was das für die Anwender dieser Programme bedeutet.

Funktionen von Rechnungsprogrammen

Zu den wichtigsten Funktionen eines Rechnungsprogramms gehört selbstverständlich das Anlegen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen. Zudem kann der Anwender dann in dem jeweiligen Programm jede Art von Rechnungen erfassen und in der Folge dauerhaft speichern, damit keine Rechnung jemals mehr verloren geht.

Da die Bank des Anwenders bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen eine wichtige Rolle spielt, bietet das Rechnungsprogramm nicht selten auch Zugriff auf eine Reihe von Onlinebanking-Funktionen, welche sich ganz einfach über die jeweilige Rechnungssoftware nutzen lassen.

Die Möglichkeit, Rechnungen oder auch Angebote und sonstige Belege direkt in dem genutzten Programm zu erstellen, ist für einen Großteil der Anwender heutzutage ebenfalls ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines solchen Rechnungsprogramms. Schließlich braucht man für das Anlegen von Rechnungen eine ganze Reihe von Pflichtangaben, gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes.

Die Angebote, die sich ebenfalls über ein Rechnungsprogramm erstellen lassen, können dem jeweiligen Kunden dagegen im Vorfeld einer Rechnung zugesendet werden. Der Kunde kann sich dann für oder gegen eine Annahme des Angebots entscheiden. Entscheidet sich der Kunde für das ihm unterbreitete Angebot, kann in der Folge vom Unternehmen eine Rechnung auf Basis des zuvor unterbreiteten Angebots erstellt werden.

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig begleicht, hat der Anwender mit dem Rechnungsprogramm sogar die Möglichkeit, seine Mahnungen über diese Software zu erstellen.

Auf diese Weise hat man stets einen Überblick darüber, an welche Kunden Angebote versendet wurden, welche Rechnungen bezahlt wurden und bei welchen aktuell der Zahlungseingang noch aussteht.

Und somit besteht auch keine Gefahr, dass eine Rechnung im Eifer des Gefechts untergeht. Zumindest sollte dies nicht vorkommen, sofern man sämtliche relevanten Unterlagen und Rechnungen stets in dem verwendeten Programm erfasst und speichert.

Online oder Offline

Bei Rechnungen, Mahnungen oder Angeboten handelt es sich immer um höchstvertrauliche Unterlagen, die daher auch bestmöglich vor Fremdzugriffen durch Dritte geschützt sein sollten. Denn schließlich sind derartige Dokumenten Firmeninterna oder persönliche Daten. Andere Person außer man selbst oder aber die zuständigen Mitarbeiter in dem jeweiligen Unternehmen sollten auf diese Dokumente und Daten keinen Zugriff haben.

Dennoch finden sich unter den heutzutage erhältlichen Software-Lösungen auch solche, die über eine Website aufgerufen und komplett online genutzt werden können. Früher benötigte man zu diesem Zweck ein Programm, das auf dem eigenen Windows-PC oder Mac installiert wurde und ausschließlich auf dem Rechner genutzt werden konnte.

Doch in Zeiten von mobilen Geräten, wie Tablets oder Smartphones, kommt es vielen Unternehmern auch immer mehr auf die Flexibilität der verwendeten Softwarelösungen an. Daher finden sich heute neben ausschließlich webbasierten Rechnungsprogrammen auch solche, die von den verschiedensten Geräten aufgerufen werden können. So gibt es heute unter anderem Lösungen, die sowohl über eine Website im Internet als auch auf dem Smartphone, in Form einer App, genutzt werden können.

Dies ermöglicht es beispielsweise Freelancern und Selbstständigen, sich sämtliche Rechnungsdaten oder den Stand eines Mahnverfahrens immer und überall anzuschauen. Früher musste man zu diesem Zweck häufig erst ins Büro fahren, um in dem auf dem dortigen Computer installierten Programm das Dokument zu finden, nach welchem man sucht.

Heute ist dies oftmals ganz entspannt am Abend vom heimischen Sofa aus möglich. Dazu muss lediglich die App des verwendeten Rechnungsprogramms auf dem eigenen Smartphone geöffnet werden und so kann man auf sämtliche Daten und Vorgänge zugreifen, die erfasst und gespeichert wurden.

Anwender müssen sich auch keine Sorgen vor Fremdzugriffen machen, denn in der Regel achten die Hersteller solcher Rechnungssoftware-Lösungen äußerst genau auf die Sicherheit ihrer Programme. Anderenfalls könnten die Entwickler von den Anwendern im schlechtesten Fall sogar belangt werden, wenn sich herausstellen sollte, dass die Daten der Kunden nicht ausreichend vor Fremdzugriffen geschützt waren.

Die besten Rechnungsprogramme

Auch heute noch setzen eine Reihe der Anwender und Unternehmen auf Software-Lösungen, die auf einem Computer installiert werden. Solche Rechnungsprogramme existieren bereits seit Mitte der 90er Jahre und lassen sich von einer Reihe bekannter Hersteller finden.

Unter anderem gehören die Programme von Lexware oder die WISO Programme von Buhl Data auch heute noch zu den meistverbreiteten unter den Anwendern. Wenngleich sich die Hersteller ihre Programme, die zumeist jährlich in einer überarbeiteten Form erscheinen, durchaus gut bezahlen lassen. Die Preise für derartige Rechnungsprogramme liegen in der Regel zwischen 20 und 120 Euro, je nach Software.

Günstiger wird es da schon im Bereich der Online-Lösungen, die sich ebenfalls in großer Anzahl im Internet finden lassen. Hier gehört die Freeware „open3A“, mit der sich im Standardpaket die wichtigsten Formulare, wie Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine, erstellen lassen, zu den beliebtesten Programmen und zugleich zu den günstigsten. Benutzer können den Funktionsumfang der Software in der Folge sogar noch beliebig erweitern, was mithilfe von Plug-ins geschieht.

Ebenfalls beliebt ist die Rechnungssoftware „diabolo“, in der sich Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente anlegen lassen. Daneben ermöglichen es die Funktionen der Software auch, Termine oder Urlaubstage anzulegen und „diabolo“ bietet zudem eine Reihe von Schnittstellen, wie beispielsweise zu DATEV, GAEB oder MAREON. Allerdings müssen zum Download die eigenen Kontodaten hinterlegt werden und der Anwender muss zudem angeben, wie er auf die Software aufmerksam geworden ist.

Daneben gibt es in der heutigen Zeit auch eine ganze Reihe solcher Programme, die in Form einer App erhältlich sind.

Eine weitere Alternative stellt die Softwarelösung „sevDesk“ dar, welche im günstigsten Paket bereits zum Preis von nur 7,90 Euro im Monat erhältlich ist. Hierin sind allerdings dann ausschließlich die notwendigen Tools zur Rechnungsverwaltung enthalten. Die Nutzung der Buchhaltungsfunktionen kostet monatlich 15,90 Euro. Wer seine gesamte Warenwirtschaft über „sevDesk“ abwickeln möchte, der zahlt 45,90 Euro im Monat. Vor der Entscheidung für ein Preismodell haben Anwender zudem die Möglichkeit, „sevDesk“ für einen kurzen Zeitraum kostenfrei zu testen.