Rechnungen schreiben und versenden

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Rechnungen gehören im Tagesgeschäft eines Unternehmens fest zum Alltag dazu, sowohl für Entscheider als auch für die Buchhalter. Tätigt ein Kunde eine Bestellung, so erhält er in der Folge eine Rechnung, um den jeweiligen Betrag bezahlen zu können. Dabei gibt es für Unternehmen sowohl die Möglichkeit, ihre Bestellungen auf Rechnung an den Kunden zu versenden, der diese dann innerhalb einer angegebenen Frist zu begleichen hat, oder aber die Waren erst nach Eingang des Rechnungsbetrags zu versenden.

Die ihm zugestellte Rechnung kann der Kunde wiederum auf die verschiedensten Arten begleichen, wobei er im Rahmen seiner Bestellung aus einer Reihe an Möglichkeiten wählen kann. So kann er in der Regel zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten, wie die Zahlung per Vorkasse, Nachnahme oder auch Zahlung auf Rechnung, bei welcher der Kunde seine Bestellung erst nach dem Eingang begleicht, wählen. Zudem steht den Kunden in der heutigen Zeit auch oftmals die Möglichkeit zur Verfügung, die Rechnung über einen der digitalen Zahlungsanbieter zu begleichen, so zum Beispiel über PayPal oder Skrill. Und in manchen Fällen können Kunden ihre bestellten Waren sogar in kleineren Monatsraten begleichen.

Jedoch sollten Unternehmen bei der Auswahl der verschiedenen Zahlungsarten stets darauf achten, dass die Zahlung auf Rechnung ausschließlich solchen Kunden ermöglicht wird, die über eine entsprechend gute Bonität verfügen, welche sich im Vorfeld heute glücklicherweise relativ zügig überprüfen lässt. Denn besonders bei der Zahlung auf Rechnung kann es sonst schon einmal leicht zu einem Zahlungsausfall kommen, was für das jeweilige Unternehmen mitunter ein langwieriges Mahnverfahren zur Folge haben kann. Und dies ist nicht nur ärgerlich, sondern verursacht zudem weitere Folgekosten. Diese Zusatzkosten muss das Unternehmen zunächst selbst tragen, wenn es eine Rechtsabteilung oder ein Inkassobüro mit dem jeweiligen Fall beauftragt. Denn schließlich möchten diese Dienstleister auch bezahlt werden, wenn sie für ein Unternehmen, im Rahmen eines solchen Mahnverfahrens, tätig werden.

Wie schreibt man eine Rechnung?

Auch bei der Rechnungserstellung gelten für Selbstständige, Freelancer und Unternehmer gewisse Regeln, die beachtet und eingehalten werden müssen.

Am wichtigsten ist es, die Pflichtbestandteile einer Rechnung zu beachten und zwischen bestimmten Sonderformen von Rechnungen zu unterscheiden. So gibt es Waren-, Abonnements- oder wiederkehrende Dauerrechnungen.

Besonders wichtig ist die Tatsache, dass Rechnungen an Unternehmen stets innerhalb von sechs Monaten, nach Erbringung der jeweiligen Leistung oder dem Versand einer Bestellung, gestellt werden müssen. Bei der Rechnungsstellung an einen Privatkunden bestehen dagegen keine derartigen Fristen. Die Aufbewahrungsfrist einer Rechnung beträgt dagegen in jedem Fall zehn Jahre, ganz gleich, ob es sich dabei um Rechnungen an Unternehmen oder Privatpersonen handelt.

Immer angegeben werden müssen auf einer Rechnung die jeweilige Bankverbindung, auf die der Rechnungsbetrag gezahlt werden soll, sowie ein Zahlungsziel, das in den meisten Fällen 14 Tage betragen sollte. Dabei handelt es sich um eine Frist für den Kunden, in der dieser die jeweilige Rechnung zu begleichen hat. Im Anschluss daran würde sich der Kunde im Zahlungsverzug befinden und müsste in der Folge zur Zahlung angemahnt werden.

Daneben muss auch immer die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder aber eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angegeben werden. Die USt-IdNr. muss bei Rechnungen ins Ausland stets angegeben werden.

Ebenfalls wichtige Bestandteile einer Rechnung sind die Rechnungsnummer sowie das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Bei diesem Datum reicht die Angabe des Monats der Leistungserbringung oder Lieferung aus.

Natürlich soll der Kunde auch immer genau wissen, für was er zu bezahlen hat. Deshalb gehören in eine Rechnung immer auch Angaben über die Menge und Art einer Lieferung oder über den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen. Diese Posten sollten für den Kunden möglichst nachvollziehbar in der Rechnung aufgeführt werden, um einen möglichst guten Überblick zu bieten.

Nicht vergessen werden sollte selbstverständlich der Rechnungsbetrag, welcher dem jeweiligen Kunden in Rechnung gestellt wird. Der Rechnungsbetrag sollte dabei in den Netto- und den Brutto-Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt werden und zudem Angaben über die veranlagte Umsatzsteuer und die Höhe des Steuerbetrags erhalten.

Für den Fall, dass der Kunde ein Anrecht auf einen Rabatt hat, muss dies ebenfalls in der Rechnung berücksichtigt werden. In diesem Fall wird der Rabatt dem Kunden vom Rechnungsbetrag abgezogen, womit sich der Rechnungsbetrag reduzieren würde. Dies kann dann der Fall sein, wenn ein Rabatt zuvor mit dem Kunden besprochen wurde oder wenn das Unternehmen gerade eine globale Rabattaktion anbietet.

Beachten Sie, dass Rechnungen keine Unterschrift erfordern, sie müssen also nicht per Hand unterschrieben werden, damit sie gültig sind.

Um sicher zu sein, dass Ihre Rechnungsmuster den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, sollten Sie diese, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, immer von einem Steuerberater prüfen lassen.

Nehmen Sie im Rahmen der eigenen Rechnungen die Regelungen für Kleinunternehmer in Anspruch, dann sind Sie nicht dazu berechtigt, die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen auszuweisen.

Fassen wir an dieser Stelle die einzelnen Pflichtbestandteile einer Rechnung noch einmal kompakt zusammen:

  • Rechnungsersteller
  • Rechnungsempfänger
  • Steuernummer / USt.-IdNr.
  • Angabe „Rechnung“
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsdatum
  • Rechnungspositionen
  • Netto-Rechnungsbetrag
  • Mehrwertsteuer
  • Brutto-Zahlungsbetrag
  • Zahlungsfrist

Haben Sie alle diese zwölf Punkte in Ihrer Rechnung berücksichtigt? Dann stehen die Chancen ausgesprochen gut, dass Ihr Steuerberater bei einer Prüfung Ihres Rechnungsmusters nur wenig an diesem auszusetzen haben wird.

Wege zur Rechnungserstellung

In der heutigen Zeit stehen Freelancern, Selbstständigen und Unternehmern viele Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Rechnungen zu erstellen.

Der immer noch meistverbreitete Weg ist dabei auch in der heutigen Zeit die Erstellung der Rechnung in einem Textprogramm wie Microsoft Word oder einem ähnlichen Programm, wie Writer, das Bestandteil des OpenOffice-Pakets ist.

Daneben findet sich im Internet zudem auch eine Reihe von Rechnungsvorlagen, die sich in verschiedenen Formaten, wie .pdf, .doc und anderen herunterladen und nach den eigenen Wünschen bearbeiten und verändern lassen.

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung einer Software zur Rechnungserstellung, wie die Lösungen LexOffice, Easybill, WISO Mein Büro oder büro easy von Lexware.

Hierüber lassen sich sämtliche Rechnungsangelegenheiten jederzeit ganz einfach zentral erledigen. Von der Erstellung von Angeboten, der Rechnungserstellung bis hin zu Mahnangelegenheiten hat der Anwender hier die volle Kontrolle über sämtliche Vorgänge.

Dies kann besonders für Selbstständige und die Inhaber kleinerer Unternehmen eine deutliche Erleichterung in ihrem Arbeitsalltag darstellen, da sie mit einer derartigen Software-Lösung sämtliche Rechnungsangelegenheiten ganz unkompliziert abwickeln können. Zudem hat der Anwender bei der Verwendung einer derartigen Software-Lösung auch immer einen Überblick über sämtliche Rechnungsangelegenheiten und kann einzelne Rechnungen zu jedem Zeitpunkt aufrufen und anzeigen lassen.

Durch eine derartige Rechnungssoftware ist zudem auch gewährleistet, dass sämtliche Rechnungen, besonders wenn diese an Unternehmen gestellt wurden, auch in zehn Jahren noch aufgerufen werden können.

Erstellt man seine Rechnungen dagegen manuell in einem Textprogramm, so muss man diese in der Regel selbst so abspeichern und ablegen, dass diese auch nach einem derart langen Zeitraum noch jederzeit auffindbar sind. Ein klassischer Weg ist dabei das manuelle Ablegen von Rechnungen in Ordnern, in denen diesse über Jahre hinweg aufbewahrt werden können. Da dies jedoch auch ziemlich zeitaufwändig ist, greifen in der heutigen Zeit die meisten Firmen auf eines der erhältlichen Rechnungsprogramme zurück.

Denn andernfalls könnte dies, besonders wenn es sich bei der entsprechenden Rechnung um eine solche handelt, die an ein Unternehmen gestellt wurde, um einen Verstoß gegen gesetzliche Bestimmungen handeln. Und dieses Risiko möchte wohl kein Selbstständiger oder Unternehmer eingehen, da ein derartiger Verstoß mitunter schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Aus diesem Grund sollte man sich auch, direkt zu Beginn seiner unternehmerischen Tätigkeit, für ein System entscheiden, mit dem man seine Rechnungsangelegenheiten abwickelt.

1 Kommentar zu „Rechnungen schreiben und versenden“

  1. Mein Onkel betreibt seine eigene Firma. Er ist für die Buchhaltung zuständig und muss die Rechnungen selber per Word ausstellen. Danke für den Tipp, dass es Software zur Rechnungserstellung gitb, sodass sich sämtliche Rechnungsangelegenheiten jederzeit ganz einfach zentral erledigen lassen.

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